Kategórie

Potrebujeme poradiť s účtovaním projektu Erasmus+. Tento rok sa naši zamestnanci zúčastnili v rámci projektu Erasmus+ seminára (Vzdelávacia mobilita jednotlivcov) v Španielsku. Je to v poriadku, keď sme zamestnancom pred nástupom na pracovnú cestu vyplatili preddavok, z ktorého si hradili kurz, ubytovanie, stravovanie a transfer na letisko? Potrebujeme poradiť s vypracovaním zahraničného CP.

Odpoveď: 

Pravidlá poskytnutia preddavku zamestnancovi pri zahraničnej pracovnej ceste upravuje § 36 zákona č. 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách. Z tej krátkej informácie, ktorú uvádzate, by poskytnutie preddavku malo byť v poriadku. Lehoty na vyúčtovanie preddavku a ZPC sú stanovené jednak v zákone, no interne (v internom predpise, napr. v smernici) môžete mať nastavené aj kratšie lehoty. Čo sa týka samotnej formy pri vyúčtovaní, vypracovali sme pre vás vzor v exceli pri použití služobného motorového vozidla (použité kurzy sú orientačné). Pri kurzoch je potrebné postupovať v súlade so zákonom o účtovníctve). Podľa tohto formulára by informácia o poskytnutí preddavku mala byť uvedená na prvej/vrchnej strane ZPC a následne aj potvrdenie o prevzatí preddavku a jeho výške. Niekoľko praktických odporúčaní k vyúčtovaniu:

  • k ZPC je potrebné priložiť pozvánku, program, cestovné doklady (nie iba letenka v zmysle zaplatenej objednávky, ale aj boarding pass; mhd lístok z letiska a prepravy v rámci mesta v súlade s programom; potvrdenie za taxi prepravu iba ak vedia preukázať hospodárnosť takéhoto výdavku),
  • potvrdenie o ubytovaní (faktúra by mala znieť na OvZP s uvedením všetkých fakturačných údajov; v niektorých prípadoch sa okrem označenia OvZP uvádza aj meno ubytovaného zamestnanca) – na faktúre za ubytovanie je potrebné odsledovať, či neboli v cene zahrnuté aj raňajky (ak áno, je potrebné krátiť diéty); detto podľa programu je potrebné skontrolovať, či neboli zamestnanci pozvaní na obed/večeru… Všetky tieto stravovania poskytnuté treťou stranou by mali byť vypísané v ZPC v časti vyúčtovanie.
  • v časti vyúčtovanie je potrebné správne zaznačiť časy prechodov cez hranice – v prípade leteckej prepravy sa uvádza čas odletu (nástupom na palubu lietadla vstupujete na územie destinačnej krajiny).

Príloha: Zahraničná pracovná cesta – vzor.xls