Strategické plánovanie v neziskových organizáciách

Kategórie

Strategické plánovanie je súbor postupov, ktoré nám umožňujú ovplyvňovať a formovať budúcnosť neziskovej organizácie (ďalej MNO).

Postupy strategického plánovania predstavujú spôsob spoločného myslenia (stotožnenia sa s organizáciou), ktorého výsledkom je vytváranie zdieľanej predstavy spoločného cieľa a zodpovednosti za jeho realizáciu (motivácia ľudských zdrojov v MNO). Strategické plánovanie pomáha učiť, kde sa chceme posunúť v priebehu nasledujúceho obdobia (troch alebo viacerých rokov), ako sa tam dostaneme a ako budeme vedieť, že sme už tam.

Strategické plánovanie vychádza :

  • z predstavy želaného stavu, čo chceme robiť (vízia, poslanie, hodnoty)
  • z poznania súčasného stavu (vnútorné silné a slabé stránky a vonkajšie príležitosti a ohrozenia – SWOT analýza)
  • z náčrtu kľúčových smerov, priorít a činnosti, ktorými sa naše predstavy  naplnia (stratégie a priority, ciele, akčné plány)

Kde sa nachádzame?

Poznanie vnútorného i vonkajšieho prostredia ovplyvňujú:

  • Špecifiká fungovania neziskových organizácií („neziskovosť“ z predaja produktu)
  • Verejná politika vo vzťahu k partnerstvu verejného sektora a mimovládnych organizácií (závislosť na politike zo strany fungovania a financovania občianskych mimovládnych spoločnosti)
  • Kto je zriaďovateľ MNO – súkromná osoba (fyzická, právnická); subjekt verejnej správy

Čo budeme robiť?

Znázorňuje to nasledovný diagram strategického plánovania:

Čo sme schopní robiť?

  • Naše silné a slabé stránky
  • Zdroje a schopnosti

Čo je možné a potrebné robiť?

  • Príležitosti a obmedzenia
  • Trendy a vplyvy

Čo chceme robiť?

  • Poslanie
  • Hodnoty
  • Vízia

Čo budeme robiť?

Výsledok, ktorý vychádza z odpovedí na predchádzajúce tri otázky. Nie je žiadny „správny spôsob“, ako robiť strategický plán neziskovej organizácie. Je množstvo prístupov, ktoré majú rôznu mieru podrobností a rôznu dĺžku tvorby i spracovávania (dni až mesiace), rôznu mieru zapojenia ľudí a zdôrazňovanie jednotlivých prvkov. Výstupom by mali byť:

  • Stratégie
  • Ciele
  • Plány
  • Míľniky
  • Indikátory úspechu

Vízia

Vízia (z latinského slova videre – vidieť) je základným kameňom strategického plánovania je spracovanie predstavy o budúcnosti MNO, obrazu cieľa, ku ktorému smerujeme a hodnôt, ktoré sú pre nás pri napĺňaní cieľov dôležité. Je obrazom budúcnosti, ktorú chceme vytvoriť, ale popísaná v prítomnom čase. Vízia by mala rezonovať u všetkých členov organizácie, byť pre nich príťažlivá a podnecujúca, aby im dala pocit, že sa podieľajú na niečom významnom. Každý člen organizácie má svoju predstavu o tom, ako by mala ideálne fungovať. Zdieľanie a diskutovanie týchto predstáv tvorí základ pre formuláciu vízie MNO ako celku a je hybnou silou pre rozvojové aktivity MNO.

Jednoduchý postup pre tvorbu spoločnej vízie

Budúcnosť našej organizácie

(pracovný hárok)

  1. Predstavte si svoju MNO o päť rokov (10 rokov)
    • Ako bude vyzerať? Čo uvidia klienti, príbuzní, verejnosť?
    • Ako bude spolupracovať s okolitým prostredím a komunitou?
    • Ako sa v nej budete cítiť? Ako sa v nej budú cítiť druhí? Prečo?
    • Čo si budete na vašej MNO ceniť, čo budú oceňovať druhí?
  2. Aké zmeny musia nastať, čo sa musí udiať, aby ste boli v tejto budúcnosti úspešní?
  3. Aké kroky bude potrebné urobiť, aby ste sa tam dostali?

Spoločným výsledkom participácie je zadefinovanie poslania (misie) MNO: účel existencie, prečo tu MNO je, čo má robiť.

Misia alebo poslanie MNO hovorí:„ Prečo sme tu, o čo sa spoločne snažíme?“

  • Predstavuje základný zmysel, dôvod na existenciu organizácie a jej častí.
  • Jasne prezentuje to, čomu venuje talent, čas a zdroje.
  • Spája súčasnosť s budúcnosťou – musí byť pravdivá nielen v súčasnosti, ale počas celej existencie strategického plánu. Ak si vytvárate váš strategický plán napr. na päť rokov, sformulujte poslanie, o ktorom ste presvedčení , že bude „fungovať“ nasledujúcich päť rokov.

Formulácia poslania má vnútornú aj vonkajšiu dimenziu. Vnútorne popisuje produkty alebo služby, ktoré organizácia poskytuje, a ich kľúčové charakteristiky (napr. kvalita). Vonkajšia dimenzia popisuje, pre koho tu organizácia je, komu slúži a prečo odberateľ bude mať záujem používať produkty a služby tejto organizácie. Poslanie tiež naznačuje základný spôsob zaobchádzania so svojimi zdrojmi – finančnými aj ľudskými.

Hodnoty, na čom sú založené naše činy a rozhodnutia, sú kvality, na ktorých nám záleží, predstavujú naše najvyššie priority a hlboké vnútorné motívy a presvedčenia. Hodnoty organizácie sú pretavením individuálnych hodnôt jednotlivých členov a formujú základ organizačnej kultúry. Hodnoty MNO sú výrazne ovplyvnené hodnotami tých, ktorí ju zakladajú a vedú, ako aj základnou filozofiou, na ktorej je MNO postavená. Sformulované a spísané hodnoty MNO popisujú ako konáme, ako sa každodenne správame, aby sme nasledovali svoju víziu:

  • ako sa správame k sebe navzájom,
  • ako pristupujeme ku klientom, príbuzným, ku komunite,
  • hranice, ktoré chceme a ktoré nechceme prekračovať.

Hodnoty sú centrálnou časťou spoločnej vízie.

Definovanie súčasného – východiskového stavu

SWOT analýza – identifikácia silných a slabých stránok, príležitostí a ohrození 

Táto technika nám dáva odpoveď na dve otázky strategickej analýzy:

  1. Čo sme schopní robiť? Aké sú naše zdroje a schopnosti? Aké sú naše silné a slabé stránky?
  2. Čo je možné a potrebné robiť v našej oblasti? Aké sú tu pre nás príležitosti a ohrozenia?

SWOT analýza je metóda, ktorá vám umožní posúdiť súčasný stav MNO a podmienok, v ktorých pôsobíte. Pomôže vám uvedomiť si, čo robíte dobre, ako sa môžete zlepšiť, či a nakoľko využívate príležitosti, ktoré sa vám naskytajú a aké sú prípadné ohrozenia, ktorým musíte čeliť a ktoré si môžu vyžiadať zmeny vo vašom fungovaní.

Obvyklým spôsobom sa SWOT analýza robí buď individuálne, alebo tímovo. Niekedy je vhodné spojiť oba kroky tak, že si najskôr urobíte individuálnu analýzu a potom ju diskutujete a dopracovávate v skupine.

Tímová SWOT analýza

  • Vnútorné faktory, ktoré majú vplyv na MNO:

    • strategické ciele,
    • etapa rozvoja, v ktorej sa nachádzate (založenie, rast, stabilizácia, reorganizácia),
    • organizačná štruktúra,
    • materiálno technické vybavenie,
    • spolupráca medzi skupinami,
    • konkurenčné zameranie (pridaná hodnota),
    • štýl vedenia,
    • konkrétne schopnosti pracovníkov, dobrovoľníkov
    • vytváraný image MNO,
    • iné dôležité vnútorné faktory MNO – tu môžete efektívne využiť aj výsledky dotazníka.
  • Vonkajšie faktory, ktoré majú vplyv na MNO:

    • dostupnosť zdrojov (finančných, ľudských, informačných, materiálnych),
    • konkurencia,
    • povesť MNO,
    • otázky životného prostredia,
    • nariadenia, zákony,
    • prítomnosť podporných organizácií, sietí, partnerov,
    • tendencie, názory a postoje klientov,
    • postoj a prístup štátnych úradov a inštitúcií,
    • spolupráca s komunitou a so samosprávou,
    • nadnárodná spolupráca,
    • iné dôležité vonkajšie faktory MNO.

Tabuľka pre SWOT analýzu:

Nakoniec vypracujte stratégie pre využitie príležitostí a oslabenie hrozieb tak, aby ste čo najlepšie využili vaše silné stránky. Súčasne sa zamyslite nad tým, ktoré slabé stránky NNO budete potrebovať posilniť, aby ste zvýšili svoju akcieschopnosť. Následne využite tieto myšlienky pri strategickom plánovaní.

  • Plánujte, čo môžete urobiť, aby ste naplno využili vaše silné stránky a ich potenciál.
  • Plánujte, ako redukovať alebo kompenzovať vaše slabé stránky, či už minimalizáciou rizika, ktoré predstavujú, alebo zmenami, ktoré ich kompenzujú alebo odstránia.
  • Keď uvidíte, kde sú vaše príležitosti, snažte sa ich využiť čo najviac.
  • Snažte sa premeniť ohrozenia na príležitosti, buďte proaktívni – plánujte, ako sa vyrovnáte s každým ohrozením, keď vznikne.
  • Porovnajte externé príležitosti a hrozby s internými prednosťami a nedostatkami

Diagram SWOT

Významné vonkajšie príležitosti

Kritické vnútorné nedostatky

Kvadrant II.

Ktoré vnútorné nedostatky a slabé stránky MNO potrebujeme napraviť, aby sme mohli využiť vonkajšie príležitosti?
Kvadrant I.

Ako využiť silné stránky MNO pre zužitkovanie príležitostí

Kľúčové vnútorné silné stránky

Kvadrant III.

Ktoré externé hrozby nás ohrozujú pre existenciu interných slabých miest a nedostatkov?
Kvadrant IV.

Ktoré vonkajšie ohrozenia môžu poškodiť alebo oslabiť našu prednosť?
Hlavné vonkajšie hrozby

Autorka: RNDr. Ing. Marcela Dobešová