Organizácia sa rozhodla, že na pracovnej ceste bude zamestnancovi hradiť stravu na základe predložených dokladov za jedlo. Táto suma presahuje zákonný nárok na stravné. Akým spôsobom je potrebné účtovať? Považuje sa to za stravné nad rámec zákona a treba o tom samostatne účtovať? Podlieha suma nad rámec zdaneniu ako peňažný príjem? Je potrebné v prípade nákupu stravy (hotové jedlá) robiť aj cestovné príkazy alebo sa to dá účtovať ako záväzok voči zamestnancovi bez cestovného príkazu?
Odpoveď:
Cestovné náhrady zamestnancov sú daňovými výdavkami podľa § 19 ods. 2 písm. d) ZDP do výšky, na ktorú vzniká nárok podľa zákona o cestovných náhradách. Výška ceny stravného na pracovnej ceste závisí od času stráveného na pracovnej ceste. Počas roka sa už 2 krát menila výška stravného, a to nasledovne:
| stravné | 5-12 hodín | 12 – 18 hodín | nad 18 hodín |
| 1. 1. 2023 – 31. 5. 2023 | 6,80 € | 10,10 € | 15,30 € |
| 1. 6. 2023 – 30. 9. 2023 | 7,30 € | 10,90 € | 16,40 € |
| 1. 10. 2023 | 7,80 € | 11,60 € | 17,40 € |
Tieto sumy stravného by mali platiť iba do konca septembra a podľa návrhu MRSVaR SR by sa mali meniť od 1. októbra 2023, ak budú schválené tak, ako je v tabuľke uvedené.
Suma stravného vyplácaná v súlade so zákonom o cestovných náhradách je pre zamestnanca príjmom oslobodeným podľa § 5 ods. 5 ZDP. Ak zamestnávateľ prepláca stravné na pracovnej ceste nad rámec zákona o cestovných náhradách, mal by mať upravené v internom predpise, že takto vyplácané cestovné náhrady sú benefitom pre zamestnanca podľa § 19 ods. 1 ZDP. Pre zamestnanca sú tieto náhrady nad zákonom stanovený limit predmetom dane. Zdaňované benefity zamestnancom sú pre zamestnávateľa daňovo uznaným výdavkom.
Ak zamestnanec vo vyúčtovaní pracovnej cesty predloží doklady z reštaurácií o nákupe hotového jedla, potom zamestnávateľ môže do daňových výdavkov uplatniť stravné len vo výške podľa zákona o cestovných náhradách a dĺžky trvania pracovnej cesty. Suma stravného nad zákonom stanovený limit sa považuje za plnenie poskytnuté zamestnancovi.
Ak suma na predložených dokladoch je vyššia, daňovým výdavkom spoločnosti je iba suma stravného, na ktorú vznikol nárok podľa zákona o cestovných náhradách, do daňových výdavkov si zamestnávateľ môže uplatniť iba sumu upravenú zákonom o cestovných náhradách. Vyššia suma je pre zamestnanca predmetom dane a pre zamestnávateľa bude daňovým výdavkom.
Cestovné náhrady sa účtujú na účte 512 – Cestovné. Podkladom je vyúčtovanie cestovného príkazu na pracovnú cestu. Zamestnanec je povinný do 10 dní od skončenia pracovnej cesty predložiť zamestnávateľovi písomné doklady potrebné na vyúčtovanie a zamestnávateľ má povinnosť do 10 pracovných dní od predloženia písomných dokladov vyúčtovať zamestnancovi náhrady, ak nie je v internom predpise dohodnutá dlhšia lehota., ktorá by nemala byť dlhšia ako do konca kalendárneho mesiaca nasledujúceho po kalendárnom mesiaci, v ktorom bola pracovná cesta zakladajúca nárok na náhrady skončená.
Ak chcete zamestnancovi preplácať stravu bez cestovného príkazu, v tomto prípade nepôjde o pracovnú cestu. Výška stravy poskytovanej zamestnancovi na pracovisku je oslobodená podľa § 5 ods. 7 písm. b) ZDP podľa osobitného predpisu a tým je Zákonník práce. Hodnota stravy nad zákonný rozsah, ktorú by zamestnávateľ preplatil zamestnancovi, by aj v tomto prípade bola zdaniteľným benefitom zamestnanca.
Záver:
Plnenie poskytnuté zamestnancovi nad zákonom stanovené limity je benefitom zamestnanca, čo by malo byť upravené v internom predpise. Benefity sa zamestnancom zdaňujú a pre zamestnávateľa sú daňovým výdavkom.
Stravné na pracovných cestách musí byť vyúčtované cestovným príkazom v súlade so zákonom o cestovných náhradách.